Com tantos dados circulando atualmente, é fácil para uma empresa de qualquer tamanho ficar sobrecarregada. Se algo importante não der certo, como uma renovação de contrato ou uma fatura pendente, sua situação financeira e sua reputação podem ser afetadas. 

 

Aqui estão quatro maneiras de obter - e manter - os dados da sua empresa em ordem:

 

1. Simplifique, simplifique, simplifique. Observe seus dados em categorias amplas e veja se e como você pode simplificar as coisas. Às vezes, refilar documentos sob designações básicas, como “fornecedores”, “leades” e “contratos de funcionários”, pode ajudá-lo a obter uma perspectiva melhor sobre suas informações. Em outros casos, pode ser necessário realinhar sua rede ou armazenamento de arquivos para acompanhar mais de perto como sua empresa opera hoje.

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2. Implementar uma política de armazenamento de dados. Um esforço formal para se organizar pode ajudá-lo a identificar o que está errado e determinar o que fazer a respeito. Ao criar esta política, especifique quais informações você deve fazer backup, quanto dinheiro você gastará nesse esforço, com que freqüência os backups devem ocorrer e onde você armazenará os backups.

 

3. Reconsidere a nuvem. O armazenamento de dados baseado na Web, agora comumente conhecido como “a nuvem”, existe há anos. Ele permite que você armazene arquivos e até mesmo acesse o software em um servidor remoto seguro. Sua empresa já pode usar a nuvem até certo ponto. Em caso afirmativo, analise como você está usando a nuvem, se suas medidas de segurança são adequadas e se agora pode ser um bom momento para renegociar com seu fornecedor ou encontrar um novo.

 

4. Não se esqueça do e-mail. Muitos dos dados preciosos da sua empresa podem não estar em arquivos ou planilhas, mas em e-mails. Embora já exista há décadas, esse meio cresceu em importância recentemente, à medida que o e-mail continua a desempenhar um papel de destaque em muitos processos judiciais. Se ainda não o fez, estabeleça uma política de retenção de e-mail para especificar as responsabilidades de todos quando se trata de criar, organizar e excluir (ou não) e-mails.

 

Praticamente todas as empresas que operam hoje dependem de dados, grandes e pequenos, para competir em seu mercado e obter lucratividade. Entre em contato conosco para obter informações sobre maneiras econômicas de armazenar, organizar e implantar as informações essenciais de sua empresa.