Processo de digitalização de documentos
Podemos digitalizar todos os tipos de documentos para sua organização: documentos comerciais, arquivos de recursos humanos (RH), documentos financeiros e contábeis, contratos, documentos jurídicos, reclamações de seguros, documentos de grande formato, arquivos médicos, correspondências emitidas / correspondência recebida e muito mais. Com vasta experiência em digitalização, indexação e arquivamento de grandes volumes de documentos, sabemos tudo o que há para saber sobre digitalização de documentos. Nossos serviços de digitalização são fornecidos por meio pessoal altamente qualificado e autorizado, que se dedica à digitalização de documentos de qualidade. Trabalhamos com qualquer processo de negócio de sua organização e nos mais variados segmentos tais como, contabilidade, auditorias, seguradoras, instituições financeiras, bancos, construção, manufatura, e imobiliárias, agências e departamentos governamentais, escritórios e práticas jurídicas, hospitais e outros.
Equipamento e tecnologia superiores
Usamos apenas os scanners de documentos da mais alta qualidade disponíveis no mercado. Nossos scanners de nível de produção vêm com recursos de última geração que nos permitem fornecer a você imagens digitais de alta qualidade. Além disso, usamos nossa própria tecnologia proprietária para controlar, agilizar e automatizar todas as nossas operações de digitalização.
Processo de digitalização de documentos
Todos os estágios do processo de digitalização de documentos são controlados inteiramente por nosso sistema interno de controle e segurança, incluindo controle de qualidade, alocação de recursos humanos e nossos scanners de documentos de última geração. É um processo passo a passo claro e totalmente transparente que garante qualidade superior e total confidencialidade:
Recolha, transporte e entrada nas nossas instalações
Recolhemos os seus documentos e preparamos para o transporte até às nossas instalações. O nosso pessoal chega ao seu local, regista todos os documentos em nosso sistema, coloca-os em caixas de arquivo especialmente concebidas, atribui um código de barras único a cada caixa e se necessário utiliza-se de palhetes selados. No momento em que um documento é registrado, a nossa equipe ou a sua equipe podem rastrear a localização física exata de cada caixa e a etapa de processamento de cada documento em tempo real através de nosso sistema. As caixas lacradas contendo seus documentos são transportadas em um veículo lacrado para as instalações da empresa. Todos os transportes são exclusivos, o que significa que nenhum outro item além dos seus documentos é transportado ao mesmo tempo para garantir total confidencialidade e segurança. Quando seus documentos registrados chegam à nossa empresa e a integridade de todos os selos é confirmada, digitalizamos códigos de barras em cada caixa e atribuímos a cada caixa um local exclusivo em nosso depósito. Essas informações são armazenadas automaticamente em nosso sistema.
Preparação e digitalização
Preparamos seus documentos para digitalização seguindo diretrizes rígidas. Pastas de arquivos, grampos e clipes de papel são removidos, se necessário, páginas de separação de arquivo / documento e / ou páginas alternadas são inseridas para dar instruções especiais ao scanner, etc. Todos os seus documentos são digitalizados de acordo com as configurações do scanner predefinidas no sistema para seu projeto específico. A digitalização é controlada inteiramente pelo sistema e o risco de erro humano é essencialmente reduzido a zero. A qualidade da imagem é garantida por hardware e tecnologia sofisticados de scanner (consulte Controle de qualidade e aprimoramento de imagem.
Indexação e Classificação
A plataforma SRP classifica e reconhece automaticamente o fluxo de documentos recebidos. Ele identifica todos os tipos de conteúdo (por exemplo, formulário, contrato, fatura) e alavanca 4 tecnologias de classificação: baseada em imagem, baseada em texto, baseada em página de separação e baseada em regras. Ele também identifica, classifica e separa documentos com várias páginas e usa várias tecnologias de reconhecimento, como OCR, ICR, OMR e reconhecimento de código de barras. Os dados são extraídos automaticamente ou indexados manualmente usando métodos de digitação dupla. Verificações automatizadas e manuais são realizadas para garantir a precisão dos dados.